法律事務所の電話対応を効率化する方法｜クラウドPBXで外出先・在宅でも代表電話に対応
法律事務所では、依頼者や関係者との重要な連絡手段として、電話が欠かせません。
一方で、
外出中に事務所の電話を受けられない
外出先から個人携帯で折り返している
電話で受けた相談内容をうまく共有できない
通話内容を後から確認できない
FAXを確認するために事務所へ戻る必要がある
など、電話環境に関する課題を抱えている法律事務所もあります。
こうした課題を解決する方法の一つが、クラウドPBXによる電話環境のクラウド化です。
本記事では、法律事務所で起こりやすい電話対応の課題やクラウドPBXを導入するメリット、法律事務所向けクラウド電話「RemoTEL」が選ばれる理由について解説します。
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法律事務所で起こりやすい電話対応の課題
法律事務所では、弁護士が外出や出張をする機会も多く、事務所に設置された電話だけでは対応しづらい場面があります。
外出中に事務所の電話を受けられない
弁護士が外出しているときに依頼者から電話がかかってきても、従来の電話環境では外出先から直接対応することが難しい場合があります。
事務所のスタッフが電話を受けて、戻ってきた弁護士へ伝えるという対応では、折り返しまでに時間がかかることもあります。
急ぎの相談や確認事項がある場合には、電話対応の遅れが業務上の負担につながることもあります。
外出先から個人携帯で折り返している
事務所の電話を外出先で利用できない場合、個人のスマートフォンから依頼者へ折り返すケースもあります。
しかし、個人携帯から発信すると、相手に個人の電話番号が伝わってしまいます。
その後、依頼者から個人携帯へ直接電話がかかってくるなど、仕事と個人の電話を分けにくくなることもあります。
電話で受けた相談内容を共有しづらい
電話で受けた相談内容をメモして、弁護士や担当者へ伝える場合、情報の抜け漏れや伝達ミスが発生する可能性があります。
特に、長時間の電話や複雑な相談内容では、電話を受けた担当者が内容を正確に伝えることが難しいケースもあります。
FAX確認のために事務所へ戻る
法律事務所では、関係機関などとのやり取りでFAXを利用することもあります。
事務所にFAX機器を設置している場合、外出中に届いたFAXを確認するために帰社しなければならないケースもあります。
法律事務所の電話環境をクラウド化するという選択肢
こうした課題の背景にあるのが、電話設備が事務所に固定されていることです。
従来の電話環境では、
「事務所にいる → 電話を受ける」
という働き方が基本でした。
一方、クラウドPBXでは、電話機能をクラウド上で管理し、スマートフォンやパソコンから会社・事務所の電話番号を利用できます。
そのため、外出先や在宅勤務中でも、事務所の電話番号を使った電話対応が可能になります。
法律事務所のように、弁護士やスタッフが事務所を離れて業務を行う機会が多い環境では、電話を「場所に縛られない」仕組みに変えることが、業務効率化につながります。
法律事務所向けクラウド電話「RemoTEL」とは？
RemoTELは、スマートフォンやパソコンから事務所の電話番号を利用できるクラウド電話サービスです。
事務所にいるときはもちろん、外出先や在宅勤務中でも、インターネット環境を利用して事務所の電話に対応できます。
例えば、外出中の弁護士がスマートフォンから事務所の代表番号で折り返したり、パソコンから電話対応したりと、従来の電話環境では難しかった働き方が可能になります。
また、電話環境をクラウド化することで、オフィス移転や働き方の変化にも対応しやすくなります。
RemoTELが法律事務所に選ばれる4つのポイント
法律事務所の電話環境では、単に「スマートフォンで電話ができる」という利便性だけでなく、電話環境の安全性や安定性、現在の電話番号を継続できるかといった点も重要です。
RemoTELでは、こうした法律事務所のニーズに対応しています。
01｜シングルテナント（専用サーバー）方式による安心の電話環境
RemoTELは、シングルテナント（専用サーバー）方式を採用しています。
シングルテナント（専用サーバー）方式とは、利用者ごとに独立した環境を構築する方式です。
法律事務所では、依頼者との重要な電話を日々取り扱います。そのため、電話の利便性だけでなく、どのような環境で電話システムが運用されているのかも重要なポイントになります。
RemoTELでは、電話サービスの基盤にシングルテナント（専用サーバー）方式を採用し、安心して利用できる電話環境を提供しています。
02｜現在の電話番号を継続しやすい
電話環境をクラウド化する際に気になるのが、現在使用している電話番号をどうするかという点です。
電話番号が変わると、依頼者や関係者への案内、Webサイトや各種資料の変更など、さまざまな対応が必要になります。
RemoTELでは、現在利用している電話番号を継続して利用する番号ポータビリティに対応しています。
現在の電話番号をできるだけ維持しながら、電話環境をクラウド化したい法律事務所にも適しています。
03｜20年以上の稼働実績を持つ通話基盤
法律事務所にとって、電話は依頼者との重要なコミュニケーション手段です。
そのため、クラウドPBXを選ぶ際には、機能だけでなく通話品質や安定性も重要になります。
RemoTELでは、20年以上の稼働実績を持つ通話基盤を採用しています。
長く利用されてきた通話基盤を活用し、法律事務所の重要な電話業務を支えます。
04｜管理画面から電話環境を柔軟に管理
クラウドPBXは、導入後の運用や設定変更のしやすさも重要です。
RemoTELでは、ブラウザから管理画面へアクセスし、電話環境を管理できます。
事務所の体制変更や働き方の変化などに合わせて、電話環境を柔軟に運用できることもRemoTELの特徴です。
RemoTELは法律事務所でも導入されています
RemoTELは、実際に法律事務所の電話環境にも導入されています。
ここでは、法律事務所での導入事例をご紹介します。
オリンピア法律事務所
解決した課題
個人携帯での電話対応
FAX確認のための帰社
電話運用の制限
導入効果 外出先でも事務所番号で電話・FAX対応
RemoTEL導入後
スマートフォン・PCから事務所番号で発着信。
外出先からFAXの送受信も可能になりました。
場所に縛られない電話対応を実現
虎ノ門スクウェア法律事務所
解決した課題
外出中に電話が取れない
電話取次ぎの負担
通話内容を共有できない
導入効果
電話対応を効率化し、情報共有をスムーズに
RemoTEL導入後
スマートフォンから事務所番号で通話。
通話録音で会話内容も共有できるようになりました。
電話対応の効率化と業務負担軽減を実現
福岡南法律事務所
解決した課題
オフィス移転による番号変更
外出時に代表電話が使えない
在宅ワークへの対応
導入効果
移転後も電話番号を変えず業務を継続
RemoTEL導入後
番号ポータビリティで電話番号を継続。
スマートフォン・PCから事務所番号で対応できるようになりました。
移転後も場所に縛られない電話対応を実現
法律事務所の電話環境を「場所に縛られない」環境へ
法律事務所では、弁護士の外出や出張、在宅勤務など、事務所を離れて業務を行う場面があります。
その一方で、代表電話は依頼者との重要な窓口です。
だからこそ、
「事務所にいないと電話に出られない」
という環境を見直すことが、電話業務の効率化につながります。
クラウドPBXを導入すれば、スマートフォンやパソコンから事務所の電話番号を利用でき、外出先や在宅でも電話対応できる環境を構築できます。
RemoTELでは、シングルテナント（専用サーバー）方式、番号継続への対応、20年以上の稼働実績を持つ通話基盤、柔軟な管理環境によって、法律事務所の電話環境を支えます。
まとめ｜法律事務所の電話環境をクラウド化するならRemoTEL
法律事務所では、
外出中に代表電話を受けられない
個人携帯から折り返している
電話内容を共有しづらい
通話内容を後から確認できない
FAX確認のため事務所へ戻っている
など、従来の電話環境によるさまざまな課題があります。
クラウドPBXを導入することで、スマートフォンやパソコンから事務所の電話番号を利用でき、場所に縛られない電話対応が可能になります。
RemoTELなら、利便性だけでなく、シングルテナント（専用サーバー）方式による電話環境、番号継続への対応、20年以上の稼働実績を持つ通話基盤など、法律事務所が電話サービスを選ぶ際に確認したいポイントにも対応しています。
法律事務所の電話環境を見直す際は、RemoTELをご検討ください。
