不動産会社の電話業務を効率化｜クラウドPBX「RemoTEL」でできること
不動産会社では、物件案内や訪問営業、オーナー様との打ち合わせなど、スタッフがオフィスを離れて仕事をする機会が多くあります。
一方で、お客様からの問い合わせや物件に関する連絡など、会社への電話は外出中でも発生します。
「外出中のスタッフが会社の電話に出られない」
「営業電話が多く、本当に必要な電話を見分けにくい」
「部署や店舗ごとに電話番号を分けたい」
このような電話業務の課題を解決する方法の一つが、クラウドPBXです。
この記事では、不動産会社でよくある電話業務の課題と、クラウドPBX「RemoTEL」でできることについて紹介します。
目次
不動産会社の電話業務でよくある3つの課題
外出中・物件案内中に会社の電話に出られない
不動産会社では、営業担当者が物件案内や訪問営業などで外出することがあります。
しかし、スタッフが外出している間も会社にはお客様から電話がかかってきます。
オフィスの固定電話しか利用できない環境では、外出中のスタッフが直接電話に対応することが難しく、折り返しが必要になるケースもあります。
また、折り返しまで時間が空いてしまうと、お客様をお待たせしてしまうことにもつながります。
営業電話などが多く、必要な電話を見逃してしまう
代表電話には、お客様からの問い合わせだけでなく、営業電話や各種案内など、さまざまな電話がかかってきます。
電話が集中すると、重要な問い合わせへの対応に時間を取られたり、本来対応すべき電話を見落としたりする可能性があります。
特に少人数で運営している不動産会社では、電話対応にかかる負担が大きくなりがちです。
部署や店舗が増えると電話番号の管理も複雑になる
不動産会社では、賃貸・売買・管理など、業務内容によって担当部署が分かれている場合があります。
また、店舗や営業拠点が増えると、それぞれに電話番号を用意したいケースもあります。
会社の規模や組織の変化に合わせて、電話番号や電話環境を柔軟に変更できる仕組みが求められます。
クラウドPBXなら、不動産会社の電話環境を変えられる
クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置していたPBX（電話交換機）の機能をクラウド上で提供し、インターネットを利用して会社の電話を使えるようにするサービスです。
クラウドPBXを利用すると、電話機だけでなく、スマートフォンやパソコンなどから会社の電話番号を利用できるようになります。
そのため、オフィスにいるスタッフだけでなく、外出中や在宅勤務中のスタッフも電話対応を行いやすくなります。
不動産会社にクラウドPBX「RemoTEL」が適している5つの理由
1．外出先でも会社の電話番号が使える
RemoTELでは、スマートフォンやパソコンから会社の電話番号を利用できます。
そのため、営業担当者が物件案内や訪問営業などでオフィスを離れている場合でも、会社の電話を利用してお客様からの電話に対応できます。
例えば、
といった使い方が可能です。
オフィスに戻らなければ電話対応できない環境から、場所にとらわれない電話環境へ変更できます。
2．IVRで電話を振り分けられる
RemoTELには、電話を自動音声で振り分けるIVR機能が標準搭載されています。
例えば、
「物件についてのお問い合わせは1番」
「賃貸に関するお問い合わせは2番」
「売買に関するお問い合わせは3番」
といったように、電話の内容に応じて担当部署や担当者へ振り分けることができます。
すべての電話を一つの窓口で受けるのではなく、電話の内容に応じて整理することで、担当者の電話対応にかかる負担を軽減できます。
3．部署・拠点ごとに電話番号を増やせる
不動産会社では、賃貸・売買・管理など、業務内容や部署ごとに電話窓口を分けたい場合があります。
また、店舗や営業拠点が増えると、それぞれに電話番号を用意したいというケースもあります。
RemoTELでは、必要に応じて電話番号やIDを追加できるため、会社の規模や運用に合わせて電話環境を構築できます。
例えば、
賃貸部門と売買部門で電話番号を分ける
管理部門専用の電話番号を用意する
店舗ごとに電話番号を設定する
新しい営業拠点の開設に合わせて電話番号を追加する
といった運用が可能です。
会社の成長や組織変更に合わせて、電話環境も柔軟に拡張できます。
4．シングルテナント（専用サーバー）方式で安心して利用できる
RemoTELは、1顧客につき1つの環境を構築するシングルテナント（専用サーバー）方式を採用しています。
複数の企業が同じ環境を共有する方式ではなく、顧客ごとに独立した環境を用意することで、企業ごとの電話環境を分離しています。
会社の電話は、お客様からの問い合わせや取引先との連絡など、日々の業務に欠かせない重要なインフラです。
だからこそ、利便性だけでなく、電話環境そのものの安心・安全性も重要になります。
RemoTELでは、こうした電話環境の特性を考慮し、シングルテナント（専用サーバー）方式でサービスを提供しています。
5．24時間365日サーバーを監視
クラウド電話は、サービスを安定して利用できる環境が重要です。
RemoTELでは、サーバーを24時間365日監視する体制を整えています。
RemoTELのデータセンターでは、24時間365日、エラーや不正を検知し、復旧するための設備・体制を整えています。
オフィスの電話は、営業時間中だけ使えればよいものではありません。
お客様や取引先からの電話を受けるための重要な業務インフラだからこそ、サービスの利便性だけでなく、安心して利用し続けられる環境にも目を向けることが大切です。
RemoTELなら、オフィスにいなくても会社の電話が使える
RemoTELでは、スマートフォン・パソコン・固定電話など、用途に合わせた端末から会社の電話を利用できます。
このように、働く場所に合わせて電話環境を使い分けることができます。
「会社の電話＝オフィスの固定電話」という環境から、スタッフがいる場所どこでも会社の電話を利用できる環境へ変えられることがクラウドPBXの大きな特徴です。
不動産会社のこんな場面でRemoTELを活用できます
物件案内中
営業担当者が物件案内をしている間でも、スマートフォンで会社の電話に対応できます。
外出・訪問営業中
お客様からの問い合わせに対して、外出先から会社番号で折り返し電話ができます。
在宅勤務
オフィスにいなくても、パソコンやスマートフォンから会社の電話を利用できます。
電話が集中する時間帯
IVRを利用して電話を振り分けることで、担当部署や担当者へ電話をつなぎやすくできます。
店舗・拠点が増えたとき
必要に応じてIDや電話番号を追加し、拠点や部署に合わせた電話環境を構築できます。
不動産会社がクラウドPBXを導入するメリット
ここまで紹介した内容をまとめると、不動産会社がクラウドPBXを導入することで、次のような電話環境を実現できます。
外出中でも電話対応しやすくなる
物件案内や訪問営業などでオフィスを離れていても、スマートフォンから会社の電話を利用できます。
電話を内容に応じて振り分けられる
IVRを利用することで、問い合わせ内容に応じた電話の振り分けが可能です。
部署や拠点の増加にも対応しやすい
必要に応じて電話番号やIDを追加できるため、会社の規模や組織変更に合わせて電話環境を拡張できます。
安心・安全な電話環境を構築できる
シングルテナント（専用サーバー）方式や24時間365日のサーバー監視など、電話業務を支える環境にも配慮されています。
オフィスに縛られず電話を利用できる
スマートフォンやパソコンから会社の電話を利用できるため、外出先や在宅勤務中でも電話対応を行いやすくなります。
不動産会社の電話環境をクラウド化するなら「RemoTEL」
不動産会社では、物件案内や訪問営業などでスタッフがオフィスを離れる機会が多くあります。
一方で、お客様からの問い合わせや折り返しなど、電話対応が必要になる場面は少なくありません。
固定電話だけに依存した電話環境では、外出中のスタッフが対応しにくかったり、電話対応のためにオフィスへ戻ったりするケースもあります。
クラウドPBX「RemoTEL」なら、スマートフォンやパソコンから会社の電話番号を利用できるため、オフィスにいないスタッフも会社の電話を使った業務を行いやすくなります。
さらに、IVRによる電話の振り分け、部署・拠点ごとの電話番号追加、シングルテナント方式、24時間365日のサーバー監視など、利便性だけでなく安心・安全にも配慮した電話環境を提供します。
不動産会社の電話業務を見直したい方は、クラウドPBXという選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。
RemoTELでできること
スマートフォンから会社番号で発着信
パソコンから会社の電話を利用
IVRによる電話の振り分け
電話番号・IDの追加
外出先・在宅勤務中の電話対応
シングルテナント（専用サーバー）方式による環境分離
24時間365日のサーバー監視
不動産会社の電話環境を、もっと柔軟に、もっと安心に。
RemoTELなら、オフィスに縛られない会社の電話環境を実現できます。
