クラウドPBXで失敗しないために注意すべき3つのポイント
近年、従来の電話回線ではなくインターネット回線を用いたクラウドPBXが注目されています。
クラウドPBXは場所を選ばず電話環境を作れるだけでなく、スマホで発着信を簡単に行うことができます。テレワーク時には、自宅で電話を利用したり、外出先から利用したりする際にも便利です。
本記事では、クラウドPBXの概要やクラウドPBXで失敗しないためのポイント、クラウドPBX導入で起こりがちな失敗例などをご紹介します。
目次
1.クラウドPBXで失敗しないためのポイント3つ
クラウドPBXはクラウド上にサーバを設置することでサービスを利用します。PBX端末をクラウド化することにより、どこでも会社番号で発着信することが可能で、オフィス内だけでなく、外出中でもテレワーク中の社員でも利用ができます。ただし、従来の電話と違う面も多いことから、失敗例も多くあるため、導入に失敗しないために、以下の3つのポイントに気をつけましょう。
1.1 サービスを試用しておく
サービスを導入する前にまず試用しておきましょう。多くのクラウドPBXサービスでは、無料トライアルを実施しています。無料トライアル期間で以下の点について確認しておきましょう。
音声品質
サービスの使い勝手
自社に必要な機能が備わっているか
また無料トライアル時には利用した従業員にヒアリングを行いましょう。実際に使う従業員の声を聞かずに決裁関係者だけで判断してしまっては失敗の元です。サービスを試用することで、自社に必要な機能が備わっていなかったり、思ったよりも使い勝手が悪かったりなど、実際に使用してみないと分からないことが確認できるでしょう。
問題があると感じたら一度ベンダーに確認してみましょう。問題によっては契約内容や導入計画の見直しによって解決できる場合があります。
1.2 品質面を確かめておく
2つめのポイントは品質面の確認です。
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通信環境によっては音声品質に問題が出る場合があります。通話中にノイズが入ったり、ラグが発生したりするなどの問題が頻繁に発生していては、クラウドPBXにした意味がありません。
昨今では技術の進歩ゆえ、音声品質に問題が出る場合は少ないですが、社員の多くがアクセスする時間帯や外
出先で混雑する場所にいる場合なども、つながりにくいケースもあるでしょう。
クラウドPBXは音声品質が全てといっても過言ではありません。できるだけ安定した通話を提供するべく環境改善に取り組んでいるベンダーも多いので、事前に確認しておきましょう。無料トライアルを実施しているベンダーであれば、事前に音声品質が確認できるので安心です。
1.3 サポート面を重視する
ビジネスで利用するサービスですのでサポート面も重要です。いざというときに適切なサポートを行ってくれないベンダーであれば、使い続けるのは難しいでしょう。
例えば、疑問点を質問してもなかなか返信がなければ業務に支障が出てしまう可能性があります。また数日経過後にやっと返信がきても、明らかに知識・経験不足な対応をされると、問題が解決しないケースも考えられます。
このように対応に不備があるベンダーの場合、継続は難しいでしょう。ベンダーが導入時だけでなく導入後もサポートしてくれるかをしっかりチェックする必要があります。導入時に導入実績なども確認するのがおすすめです。
また問い合わせ方法も確認しておきましょう。いざというときにメールしか問い合わせ方法がないと、返信までに時間がかかる可能性があります。電話、メールなど問い合わせ手段が豊富なベンダーを選ぶことをおすすめします。
2.クラウドPBXで起こる失敗例
クラウドPBXは適切に利用すれば便利なサービスですが、導入後の失敗例も存在します。メリットばかりに注目していると、思わぬトラブルに発展する可能性があるでしょう。ここでは、クラウドPBXの失敗例について紹介しています。
2.1 安いけれど音質が不安定で仕事にならない
安いクラウドPBXサービスがあったので導入したが、音声が不安定で業務に支障が出た事例です。後から調べると、安さには定評があるが音質や回線に問題のあるサービスだったことが判明しました。音声対応に力を入れる必要があるサービスだったため、音質が不安定だと仕事にならなくなったケースです。
新しいサービスを導入するうえでコスト計算は大切ですが、他と比べてあまりに安すぎるサービスには注意が必要です。安く提供できるのにはそれなりの訳があるはずです。特に無料トライアルを実施していないサービスには注意しましょう。相場より料金が低いサービスを検討しているなら、まずは無料トライアルを利用して品質をチェックすることが大切です。
2.2 とにかく使いづらく機能も少ない
性能やコストにも問題ないからと導入したが、現場の従業員から「使いづらい」と言われてしまった事例です。これまで慣れ親しんだ電話からいきなりクラウドPBXに移行したため、使いづらさを感じてしまう従業員もいます。また、企業幹部が現場の声を聞かずに導入してしまうと、必要な機能が搭載されていないケースもあります。
事前の説明が不十分だったり、無料トライアルを行わずに導入したりする場合、このような事例が発生する可能性があります。決裁者は、「なぜクラウドPBX導入が必要なのか」をきちんと現場の従業員に説明する必要があるでしょう。また、必要に応じてマニュアルの整備や社内に問い合わせ窓口の設置なども検討しましょう。
特にITリテラシーのあまり高くない従業員は、新しいサービスに慣れるまで時間がかかる可能性があるため、長い目で見て操作に慣れてもらう必要があるでしょう。
3.クラウドPBXで失敗してしまったら？
一度クラウドPBX導入で失敗してしまっても、ベンダーを変えれば成功する可能性があります。
3.1 RemoTELを使おう！
RemoTELは手持ちのパソコンやスマホで発着信が可能なクラウドPBXサービスです。「03」をはじめ地域番号も利用できたり、利用中の代表電話番号を継続可能だったりするため、電話番号を変更する手間を省けます。またRemoTELには以下のようなメリットがあります。
在宅業務対応
RemoTELは、ネットワーク環境さえあればパソコンやスマホで利用可能です。そのため在宅でも通常通り電話対応ができます。
管理が簡単
RemoTELは顧客側で簡単に設定が行えるのが特長です。パソコンからブラウザの管理画面にアクセスするだけで、簡単に設定の変更ができます。
機器保守が不要
RemoTELはクラウドPBXのため、オフィスに主装置を設置する必要がありません。メンテナンスや保守も全てRemoTELのデータセンターで行うため、顧客側でのメンテナンスは不要です。
短期での契約も可能
RemoTELは1ヶ月単位から契約が可能なため、短期のみの運用も可能です。オプション追加や人数変更も1ヶ月単位で行うことができるため、柔軟性に富んでいます。
4.まとめ
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、どこでも音声通話ができるのが魅力のサービスです。
しかし、サービスを選ぶ際にサポート面や音声品質の確認などを忘れないようにしないと導入失敗につながる可能性があります。まずは自社に必要な機能を明確にし、メリット・デメリットを理解したうえで、クラウドPBXのサービスを選びましょう。