固定電話をスマホ化！今の番号をそのまま使える方法とメリット
テレワークをはじめ新しい働き方が増える中、企業の固定電話をスマホ化する動きも広がっています。固定電話のスマホ化は「外出している営業マン相手の電話を内線としてまわしたい」「テレワーク中の社員でも外部の顧客とコンタクトを取れるようにしたい」というニーズに応えてくれます。
固定電話をスマホ化できる方法の一つが「クラウドPBX」です。本記事では、クラウドPBXの概要やスマホ化するメリット、スマホ化することでどれだけお得になるのかなどをご紹介します。
目次
1.固定電話をスマホ化する方法
「固定電話のスマホ化」とは、内線・外線・転送機能など、ビジネスフォンで利用できる機能をスマホで使えるようにすることです。テレワークの普及やコスト削減のため、個人のスマホを活用したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
クラウドPBXを用いれば、固定電話をスマホ化できるため、社内にかかってきた外線電話をそのままスマホに内線として転送することができます。
1.1クラウドPBXでスマホ化できる
固定電話をスマホ化する方法として一般的に用いられているのがクラウドPBXです。
クラウドPBXとは、PBXをインターネット上から利用できるサービスを指します。PBXはオフィスに設置するハードウェアで、電話を交換する役割を持っています。外線を社内の内線電話につなげたり、内線同士を接続したりする必要があります。
クラウドPBXはインターネットからサービスを利用するため、ハードウェアを購入する必要がありません。クラウド上から利用できるため、拠点が分散してもサービスの利用が可能です。近年のテレワーク推進の流れを受けて、多くの企業が導入しています。
2.固定電話をスマホ化するメリット
クラウドPBXを用いて固定電話をスマホ化することにはさまざまなメリットがあります。ここではスマホ化のメリットをご紹介します。
2.1外出先でも対応可能
スマホで電話を受けられるようになれば、外出先でも電話対応が可能になります。クラウドPBXは一般的に、専用アプリをインストールするだけで、会社宛の電話がスマホにかかってくるようになります。
従来の固定電話の場合、オフィスにかかってきた外線電話に対応できる社員がいなかった場合一旦電話を切って担当の社員のスケジュールを確認する必要がありました。それから担当社員へ連絡をし、折り返しをしてもらうか、いつ折り返しができるのか確認するなど、いくつも手間がかかっていたのです。
これを解決できるのがクラウドPBXによる固定電話のスマホです。クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、スマホと連携が可能です。オフィスにいなくても、スマホさえあれば電話対応が可能なので、営業職やテレワークにも適しています。
顧客の待ち時間短縮だけなく、オフィスのコミュニケーション効率化に役立ちます。
2.2ランニングコストを抑える
クラウドPBXによりスマホを利用することができるようになり、ランニングコストを抑えられます。
通常のPBXやIP型PBXを利用する場合、オフィスに設置する必要があるため周辺機器と設置工事が必要です。
クラウドPBXであれば、クラウド上に設定されるためオフィス内への機器設置が不要です。工事費用がかからないため、初期費用を抑えられます。さらに導入後の運用・保守コストなどのランニングコストなども抑えられるでしょう。
またスマホを有効活用することで、コストパフォーマンスも良くなることが期待できます。
例えば、Wi-Fiなどを利用してスマホを子機として利用すれば、外出中の社員もテレワーク中の社員も無料通話が可能になります。
クラウドPBXなら個人のスマホでも、社員が通話料金を払う必要はないため受け入れられやすいでしょう。インターネットがつながる場所であればどこでも利用できるため、ビジネスチャンスを逃すことがなくなります。
2.3顧客満足度の向上
固定電話をスマホ化すれば、どこにいても、どこからでも電話を受けられる環境を作ることができます。外出先でも、テレワーク中でも電話を受けられるようになるため、大切な顧客からの電話を逃すことがありません。さらにスピーディーな対応が可能になるため、満足度向上につながるでしょう。
3.実際、スマホ化したらお得になるの？
クラウドPBXを利用して固定電話をスマホ化すれば、どのくらいお得になるのでしょうか。
ここでは、固定電話でそのまま契約している場合と、スマホ化した場合（クラウドPBX）の費用と人件費をご紹介します。
固定電話のコスト
固定電話のコストは主に以下の3つに分けられます。
1.基本料金（回線使用料）
アナログ電話、IP電話、ひかり電話、どの場合でも全回線に発生する料金です。
アナログ電話は事務用と住居用、IP電話やひかり電話の場合は、通信速度や接続拠点数などに応じて基本料金が設定されています。
2.通話料
外部への通話時に発生する料金です。通話頻度と通話先までの距離で決定されます。スマホの料金とは異なり、通話先によって課金体系や割引率などが異なります。
3.オプション料金
基本プランには含まれないオプションサービスです。回線ごとに必要に応じて付与されています。ナンバーディスプレイ、転送サービス、追加番号などのサービスがあります。
固定電話の場合、アナログ電話よりもインターネット回線を利用するひかり電話やIP電話の方がコストは安くなります。
オフィスで電話を受けるための人員が必要
固定電話の場合、設置した場所でしか電話を受けることができません。そのため、電話対応の人員が必要となり人件費が発生します。
スマホ化（クラウドPBX）のコスト
クラウドPBXのコストには以下が挙げられます。
1.初期費用
導入時に必要です。サービスごとに費用が大きく異なります。
2.月額料金
月々必要な費用で、1回線あたりの費用が定められているケースが多いです。1回線から導入可能なサービスなどもあれば、1サービスに5回線まで付いているサービスもあります。
3.通話料
固定電話への発信料金は有料ですが、内線通話や拠点同士の通話は無料です。また転送料金が不要なため、固定電話で必要だったスマホへの転送料金を削減できます。
4.オプション料金
電話帳や通話録音機能、留守番電話などはオプションサービスとして付けることができます。業務に合わせてオプションを付けることができます。クラウドPBXには上記のコストがかかりますが、固定電話では必要だった転送料金や外出先からの社内通話料金が無料になります。
クラウドPBXの方が費用対効果は高い
固定電話などのビジネスフォンを利用する場合、まず設置のための初期費用がかかります。専用機器費用や工事費用などが必要なため、規模によっても異なりますが、数十万〜数百万円の費用が必要になるでしょう。
クラウドPBXではこれらの専用機器の設置などが不要のため、まるまるコストカットすることができます。さらにスマホを利用すればオフィスに人がいなくても電話対応ができるので、人件費の削減にもつながるでしょう。
4.まとめ
誰もが持っているスマホをビジネスフォン化することで、転送費用や外出先からの通話料金、人件費などさまざまなコストを削減することができます。
クラウドPBXならインターネット回線につながっていればどこでも電話を受けることができるため、スマホとの相性が抜群です。これからテレワークを導入する企業にも向いていますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。