電話のBCP対策とは？災害・停電時にも会社の電話を止めないクラウドPBX活用法
- 20 時間前
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更新日：2 時間前
地震や台風などの自然災害、停電、設備故障、オフィスへの出社困難など、企業にはさまざまなリスクが存在します。
万が一の事態が発生したとき、会社の電話が使えなくなってしまったらどうなるでしょうか？
お客さまや取引先からの電話を受けられないだけでなく、社内の連絡や情報共有にも影響し、業務そのものが止まってしまう可能性があります。
そこで重要になるのが、電話環境のBCP対策です。
本記事では、電話におけるBCP対策の必要性や、従来のオンプレPBXとクラウドPBXの違い、クラウドPBX「RemoTEL」で実現できる電話環境について解説します。
目次
電話のBCP対策、万全ですか？
災害や設備トラブルなど、万が一の事態が発生したとき、会社の電話が使えなくなると業務の継続にも大きな影響が出る可能性があります。
現在の電話環境について、以下のようなリスクはありませんか？
地震や停電で電話設備が止まる
地震や台風などの自然災害、停電が発生すると、オフィスに設置された電話設備やネットワーク機器が利用できなくなる可能性があります。
電話が使えなくなれば、お客さまからの問い合わせや取引先からの連絡を受けられず、業務に支障が出てしまいます。
オフィスに出社できない
災害や交通機関の停止などによって、従業員がオフィスに出社できなくなるケースも考えられます。
オフィスの固定電話でしか会社の電話を受けられない環境では、出社できない間の電話対応が難しくなります。
PBXが故障すると復旧まで時間がかかる
PBXなどの電話設備が故障した場合、原因の確認や機器の交換、現地での作業などが必要になることがあります。
復旧までに時間がかかれば、その間の電話対応にも影響が出てしまいます。
代表番号をスマートフォンで使えない
会社の代表番号をオフィスの電話機でしか利用できない場合、外出先や在宅勤務中に会社番号で電話を受けたり、発信したりすることができません。
また、個人の携帯電話を業務に利用すると、個人番号の流出やプライバシー面の問題につながる可能性もあります。
一つでも当てはまる場合は、現在の電話環境にどのようなリスクがあるのかを確認し、万が一の事態に備えておくことが重要です。
では、そもそも「電話のBCP対策」とは、具体的にどのようなものなのでしょうか？
BCP対策とは？
BCP（Business Continuity Plan）とは、災害や事故、システム障害などの緊急事態が発生した際にも、重要な業務を継続したり、早期に復旧したりするための計画・取り組みです。
地震や台風などの自然災害だけでなく、停電や設備故障、感染症、サイバー攻撃など、企業活動を妨げるさまざまなリスクを想定して、あらかじめ対策を行います。
BCP対策では、
データのバックアップ
サーバーやネットワークの冗長化
テレワーク環境の整備
緊急時の連絡体制の構築
代替拠点の確保
など、さまざまな準備が必要です。
その中でも見落とされやすいのが、「電話環境のBCP対策」です。
電話は、お客さまや取引先との連絡、社内の情報共有などを支える重要なコミュニケーション手段です。
そのため、災害などの緊急事態が発生しても電話を利用できる環境を整えておくことは、事業継続を考えるうえで重要なポイントになります
なぜ電話のBCP対策が必要なのか？
電話は、企業にとって重要なコミュニケーション手段の一つです。
お客さまからの問い合わせや取引先との連絡、社内での情報共有など、日常業務のさまざまな場面で電話が利用されています。
そのため、災害などによって電話が使えなくなると、次のような問題につながる可能性があります。
お客さまからの問い合わせを受けられない
代表番号が利用できなくなることで、お客さまからの問い合わせや注文、サポート依頼などを受けられなくなる可能性があります。
取引先との連絡が取れない
電話での連絡が必要な取引先と連絡を取れなくなり、業務の進行に影響する可能性があります。
社内の連絡・情報共有ができない
災害発生時には、社員同士の連絡や状況確認も重要になります。
電話が利用できなければ、緊急時の社内コミュニケーションにも影響が出ます。
電話が復旧するまで業務を再開できない
電話設備の故障やオフィスの被災などによって電話環境そのものが停止すると、復旧するまで電話を使った業務を再開できない可能性があります。
このようなリスクを避けるためにも、「オフィスが使えなくても電話を利用できる環境」をあらかじめ用意しておくことが重要です。
なぜクラウドPBXが電話のBCP対策になるのか？
従来型のビジネスフォンでは、オフィス内にPBXや主装置などの電話設備を設置して電話環境を構築します。
そのため、災害によってオフィスが利用できなくなった場合や、社員が出社できなくなった場合には、電話対応を継続することが難しくなる可能性があります。
一方、クラウドPBXなら、スマートフォンやPCから会社番号を利用できるため、オフィスに依存しない電話環境を構築できます。
その違いを、災害発生時の流れで見てみましょう。
このように、クラウドPBXを活用することで、オフィスが利用できない状況でも、スマートフォンやPCから会社番号を利用して電話対応を継続できます。
オンプレPBXとRemoTELを比較
電話のBCP対策という観点から、オンプレPBXとクラウドPBX「RemoTEL」の違いを比較してみましょう。
比較項目 | オンプレPBX | RemoTEL |
災害時の電話利用 | △ | ◎ |
停電時 | △ | 〇 |
在宅勤務への対応 | △ | ◎ |
オフィス移転・変更 | △ | ◎ |
スマートフォン利用 | △ | ◎ |
PBX故障リスク | × | ◎ |
拠点追加 | △ | ◎ |
導入スピード | △ | ◎ |
管理・設定変更 | △ | ◎ |
※利用環境や契約内容によって異なる場合があります。
オンプレPBXは、PBXや電話機などの設備をオフィスに設置するため、設備や拠点に依存した電話環境になりやすい傾向があります。
一方、RemoTELならスマートフォンやPCを活用し、場所にとらわれない電話環境を構築できます。
災害時だけでなく、在宅勤務やオフィス移転、拠点追加など、日常的な業務環境の変化にも対応しやすいことがクラウドPBXの特徴です。
RemoTELで実現する電話のBCP対策
クラウドPBX「RemoTEL」なら、災害時だけでなく、停電やオフィス移転、在宅勤務など、さまざまな状況に対応できる電話環境を構築できます。
1. スマートフォン・PCから会社番号を利用
RemoTELでは、スマートフォンやPCから会社番号で発着信できます。
災害などによって出社できない場合でも、自宅や別の場所から会社の電話に対応できます。
個人の携帯電話番号を使用する必要がないため、会社番号を維持したまま電話業務を継続できることもメリットです。
2. オフィスに依存しない電話環境を構築
RemoTELはクラウドPBXのため、従来のビジネスフォンのようにPBX設備をオフィス内に設置する必要がありません。
オフィスに依存しない電話環境を構築することで、災害時や出社困難時にも柔軟に電話業務を継続できます。
3. 専用サーバーを採用
RemoTELは、企業ごとに独立した環境で運用する専用サーバーを採用しています。
電話環境の安定性や独立性を重視したい企業にも適した構成です。
4. 最短1日で利用開始
RemoTELは、最短1日で利用開始が可能です。
電話環境の見直しやオフィス移転など、スピードが求められる場面でも、迅速に新しい電話環境を整備できます。
5. Web管理画面から設定・変更
RemoTELでは、電話環境をWeb上の管理画面から管理できます。
営業時間設定や転送、ユーザー追加など、必要に応じて電話環境を柔軟に変更できます。
災害時など、通常とは異なる電話対応が必要になった場合にも、状況に合わせた運用が可能です。
電話のBCP対策は災害時だけではない
クラウドPBXによる電話環境は、災害時だけでなく、日常的な業務環境の変化にも活用できます。
在宅勤務・テレワーク
スマートフォンやPCから会社番号を利用できるため、自宅などからでも電話対応が可能です。
オフィス移転
オフィス移転やレイアウト変更の際にも、従来の電話設備に比べて柔軟に電話環境を変更できます。
新拠点の開設
新しい拠点を開設する場合にも、クラウド上で電話環境を構築できるため、拠点追加に柔軟に対応できます。
複数拠点での電話環境
本社・支店・営業所など、複数拠点から同じ電話環境を利用できます。
災害時のリスク分散だけでなく、通常時の拠点間連携にも活用できます。
電話のBCP対策を始めるなら、まずは現在の環境を確認
BCP対策は、実際に災害や障害が発生してから対応するのではなく、平常時から「電話が使えなくなった場合」を想定して準備しておくことが重要です。
まずは、現在の電話環境について以下を確認してみましょう。
オフィスが使えなくなった場合、会社の電話は利用できるか
社員が出社できない場合、電話対応を継続できるか
会社の代表番号をスマートフォンから利用できるか
PBXが故障した場合、どのくらいで復旧できるか
オフィス移転時に電話工事が必要になるか
複数拠点から会社の電話を利用できるか
緊急時に電話の転送設定などを変更できるか
一つでも不安に感じる項目があれば、現在の電話環境を見直してみることをおすすめします。
まとめ｜電話がつながることが、事業継続の第一歩
災害や停電、設備故障などの緊急事態が発生した場合でも、企業が事業を継続できるようにするためには、平常時からの備えが重要です。
特に電話は、お客さまや取引先との連絡、社内の情報共有などを支える重要なコミュニケーション手段です。
だからこそ、
電話設備が停止するリスク
オフィスに出社できないリスク
PBXが故障するリスク
オフィスが被災するリスク
などを想定し、電話環境のBCP対策を検討しておく必要があります。
クラウドPBXなら、スマートフォンやPCから会社番号を利用できるため、オフィスに依存しない電話環境を構築できます。
災害時だけでなく、在宅勤務やオフィス移転、拠点追加など、さまざまな業務環境の変化にも対応しやすくなります。
電話がつながることは、事業を継続するための重要な一歩です。
万が一の事態に備え、クラウドPBX「RemoTEL」で、止まりにくい電話環境を構築してみてはいかがでしょうか。
【キャンペーンに関する注意事項】
※最低利用期間：2カ月
※通話料は別途発生します
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