クラウドPBXで電話対応！テレワークの課題を解決するために
働き方改革や新型コロナの影響からテレワーク急速に普及し、既に多くの企業が当たり前のようにテレワークを実施しています。勤務形態の変化で課題となるのが、オフィスへの受電・発信業務です。従来環境のままでは、電話対応に苦労することになりますが、そうした課題を解消するために活用されているものが「クラウドPBX」です。
本記事ではテレワークの課題である電話業務をリモートで解決できるクラウドPBXについて、詳しく解説いたします。
目次
1. テレワークに必須！クラウドPBXとは
テレワークを導入するためには、電話応対のためのクラウドPBXが必要不可欠です。クラウドPBXを活用することで、スマホやタブレットなど各社員が持つ端末で電話業務を行えるようになります。 携帯端末でも会社番号での受発信が可能になるため、テレワークに欠かせない存在といえるでしょう。
1.1 クラウドPBXとは
オフィス内に設置された固定電話はPBX（Private Branch eXchange／構内交換機）と呼ばれる設備によって、社内外と通信しています。このPBXをクラウド上で構築することで、インターネットを通じて社内外との通信・通話を可能にするシステムです。
設計・プログラミング・配線工事など導入までに多くの時間を要していた従来のPBXと比べて、専用アプリケーションなどを介して、ネット上で簡単に構築・導入することができます。
スマホやタブレットなどで会社番号を使えるようになるため、テレワークを導入しているほとんどの企業が活用しているサービスです。
1.2 導入メリット
クラウドPBXには従来のPBXでは実現できなかったことを可能にする機能が備わっています。ここから、クラウドPBXを導入する代表的なメリットを3つご紹介します。
導入・初期コストが圧倒的に安い
従来のPBXの場合、デスクの数だけビジネスフォンを購入する必要があるため、規模が大きくなるほど導入コストも莫大な金額になってしまうケースがほとんどでした。工事費・ビジネスフォンのリース代・PBX代などを含めると、規模によっては数百万円の導入コスト削減に繋がるケースも少なくないでしょう。
その点クラウドPBXは、自社専用のPBXを社内に構築する必要がなく、スマホやタブレットを内線化できるため固定のビジネスフォンも不要です。クラウドPBXはこうした余分なコストを省くことで、従来のPBXと比べて初期コストを圧倒的に安く抑えられます。
外出先など場所を問わず会社番号で受信・発信できる
クラウドPBXはインターネット上に構築されるため、会社番号を使った受発信がスマホなどで簡単に行えるようになります。
例えば、担当者が外出中に顧客から受電があった場合、電話を切ることなく担当者に取り次ぐことが可能です。外出先から会社番号を使って発信することもできるため業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。
場所・端末を問わず会社番号での受発信を実現することで、自宅・外出先でもオフィスと変わらない環境を構築できるようになるのです。
スマホ・タブレット・PCなど各種端末を内線化できる
クラウドPBXを使ってスマホやタブレットなどを内線化することで、業務効率化や通話コストの削減が期待できます。従来のPBXでは内線を繋げることができるのは、予め回線が繋がれた社内電話のみでした。担当者が外出していれば当然利用することはできません。
しかし、インターネットを介して携帯端末に接続できるクラウドPBXであれば、担当者がどこにいようと何台でも無料で内線を繋ぐことができます。
結果として社内通話における通話コストの大幅な削減が可能。店舗間・営業所間など、離れた社員にも手軽に連絡を取れるようになります。
2. クラウドPBXで解決できるテレワーク課題
クラウドPBXを活用することで、テレワーク導入に生じる多くの課題を解消できる可能性があります。ここからクラウドPBXで解決できるテレワークの課題を4つご紹介いたします。
2.1 電話不在を無くす
テレワーク導入時の課題として代表的なものがオフィスへの受電対応です。出社人数が減ると電話に出られる機会が減るため、顧客からのクレームや満足度の低下に繋がる可能性があります。
クラウドPBXであれば、回線登録している各自のスマホやタブレットで電話を受けられるため、電話不在による不満を与える心配はありません。取り次ぎもスマホ同士で行えるのでより効率的な応対が実現できます。
2.2 専用機器が不要
クラウドPBXはハードウェアとしての専用PBXやビジネスフォンが不要であるため、非常に短期間で導入できます。比較的、即日～数日で導入が完了し、テレワーク導入や普段の業務に支障をきたす心配もありません。回線の追加・削除などもアプリケーションで簡単に行えるので、運用における負担もほとんど感じないでしょう。
2.3 コミュニケーション不足の解消
テレワークにはコミュニケーション不足に陥ってしまうという課題があります。テレワークの属性上、業務以外の雑談や会話をする機会が減少してしまうため、社内コミュニケーション不足を感じている企業は少なくありません。
クラウドPBXであれば内線でいつでも通話ができることに加えて、会議通話機能やビジネスチャット機能など、コミュニケーション不足を解消できる機能が豊富に搭載されています。
こうした機能を活用して交流用のグループチャットや会議グループを設置し、コミュニケーション不足解消に繋げている企業も多いです。
2.4 社用スマホなどのコスト削減
クラウドPBXはアプリケーションで利用できるため、個人スマホ1台で個人用・会社用と番号を使い分けて運用することができます。そのため社用スマホを用意する必要がなく、端末代・基本料金・端末間の通話料などのコスト削減が可能です。
また、クラウドPBXは回線の追加・削除を管理画面で簡単に操作できるため、準備や手続きに手間取る心配もありません。社用スマホを数十・数百台と利用している企業であれば、クラウドPBXに切り替えることで大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。
3. クラウドPBX導入で気をつけるべきこと
クラウドPBXは便利な機能が豊富かつ導入しやすい一方で、導入前に注意しておくべきポイントがいくつかあります。何も知らずに導入を進めると、思わぬトラブルが発生してしまうかもしれません。
主な注意点は下記の通りです。
・料金はサービスにより幅がある・通話品質が不安定になるケースがある・既存の会社番号を引き継げないケースがある・管理画面の操作が複雑なケースがある・メーカーのサポートが不十分の可能性 など
多くのメーカーがクラウドPBXを開発・提供していますが、それぞれの製品には違った強みと弱みがあります。その中から自社の目的に合った製品を選ぶことが重要です。
クラウドPBX導入を検討する際は、上記のポイントを意識しながらサービスの選定を行うようにしましょう。
4. クラウドPBXでテレワークを快適にしよう！
クラウドPBXは従来の働き方を変える革新的なサービスの一つです。今後テレワークへの切り替えを検討されているのであれば、クラウドPBXを活用してより快適で効率的な職場環境を整えてみてはいかがでしょうか。
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