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クラウドPBXとは?

従来はオフィス内に設置する必要があったPBXの交換機(主装置)をクラウド上のサーバーに置き換えることで、インターネットに接続されていればどこでもオフィスの電話を使えるようにしたサービスです。

クラウドPBXの仕組み

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インターネット回線を利用する

クラウドPBXは、インターネット回線を利用して電話の発着信や転送、内線などの機能を利用します。インターネットに接続できる環境なら、どこでも利用できるのが特徴です。例えば、オフィスにかかってきた電話を自宅で受けることも可能になります。

IP電話機やパソコン・スマホで利用する

クラウドPBXは、IP電話機などのSIP端末に対応しているほか、パソコンやスマホ・タブレットなどで電話の発着信・内線などの機能が利用できます。使用時はウェブブラウザから専用ページへアクセスするか、専用アプリをインストールします。

専用機器の代わりにクラウドサービスを利用

クラウドPBXは専用機器が不要ですが、代わりにオンライン上のサービス(クラウドサービス)がその役割を果たします。従来のPBXとは違い、サービスの契約のみで利用を開始できます。

クラウドPBXの主な機能

外線の発着信

スマホやパソコンからオフィスの代表電話番号で発信したり、着信を受けたりできる機能です。外出先や自宅でオフィスにかかってきた電話の対応が可能になります。

サービスによっては、新規電話番号の発行や追加もできます。もし新規電話番号が必要なときでも、固定電話回線の新設は不要です。

自動音声応答

時間外ガイダンス・自動音声応答は、営業・業務時間外に電話の着信があった際、あらかじめ設定しておいた音声を自動で流す機能です。

 

「本日の営業は終了しました」など業務時間外である旨や、受付日・時間を伝える際に使用されます。

内線機能

クラウドPBXでは、スマホなどの端末を内線として利用できます。IDや端末の設定のみでよいため、社員の個人スマホを内線として使うことも可能です。

内線の通話・利用料金はかかりません。無料で利用できるため、コストの削減が期待できます。

IVR

自動音声ガイダンス(IVR)は、最初に音声で問い合わせ対応を実施し、内容に応じて担当者・部門を振り分ける機能をいいます。電話相手には「○○についてのお問い合わせは1を」などの案内が流れ、該当するボタンを押すとオペレーターに接続されます。おもにコールセンターや問い合わせ窓口向けの機能で、電話の取り次ぎを自動化できます。

保留・転送機能

クラウドPBXは、代表電話番号にかかってきた電話を保留し、他の担当者や社員へ転送する機能も備わっています。

電話をそのまま担当者のスマホへ転送することもできます。電話相手を待たせることがなく、電話業務の効率も高まります。

通話録音機能

通話を録音する機能も利用できます。クラウドPBXの場合、録音データはオンライン上に保存されます。万が一端末が故障しても録音データが失われる心配はありません。

なお通話録音機能はオプション扱いとなっているサービスもあります。導入前に確認しておきましょう。

※ご利用いただくサービスによってはご利用いただけない機能やオプション扱いになる場合がございます。

クラウドPBXはフリーアドレスでも大活躍!

クラウドPBXはテレワークにも最適です。導入することで、テレワークへスムーズに移行できるほか、電話対応業務の負担を軽減できます。

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オフィスの固定電話をスマホへ転送できる

クラウドPBXがフリーアドレスで活躍する理由は、オフィスの固定電話をスマホに転送できるためです。フリーアドレスを導入する場合、電話の対応が課題となります。会社にかかってきた電話を担当者に取次ぐには、社員がどこに着席しているか把握していなくてはいけません。

クラウドPBXを利用すれば、会社にかかってきた電話を社員のスマホやパソコンへ転送することができます。社員が着席している場所をいちいち確認する必要がなく、容易に電話を取次ぐことができます。

まとめ

インターネット回線とスマホなどの端末を利用するクラウドPBXは、従来のPBXのような専用機器が不要で、短期間で導入できるのが強みです。メンテナンスや買い替えも不要なことから、ランニングコストの削減も期待できるでしょう。

現在、テレワークやフリーアドレス化を検討中の企業様、クラウドPBXの導入をおすすめします。​

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