導入事例
株式会社JCA
電話に縛られない働き方へ
移転を機に進めた電話運用の再設計
導入前の課題・目的
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オフィス移転に伴い、従来のオンプレミス型電話システムでは移設工事や配線に高額なコストがかかる。
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固定電話中心の運用では、在宅勤務時に電話対応ができないという課題があった。
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営業電話が多く、本来業務に集中しづらい受電体制になっていた。
導入後の効果・変化
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電話工事不要でオフィス移転が可能になり、移設コストを大幅に削減。
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スマートフォンで会社番号の発着信ができ、在宅勤務時も柔軟に電話対応が可能に。
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営業電話を取らない運用に切り替えることで、受電ストレスを軽減し、業務効率が向上。
RemoTEL Case Study
※お客さまの個人情報に関する取り組みとして、ご担当者さまのお名前はイニシャルにて表記しております。
ー 御社の事業内容について、教えてください。
A.K様：株式会社JCAの事業内容はソフトウェアの開発です。
社員数は35名ほどですが、協力会社のスタッフも常駐しているため、オフィスにいる人数としては45名程度になります。
ー 今回、クラウドPBXの導入を検討されることになったのは、どのような背景からだったのでしょうか？
A.K様： 一番のきっかけは、オフィス移転を検討していたことです。
従来の電話システムをそのまま新オフィスに移設しようとすると、かなりの費用がかかることが分かりました。
クラウドPBXであれば、床下配線などの工事が不要で、移設コストを大きく抑えられるということなので、それなら「旧オフィスの段階で導入して、そのまま新オフィスに持っていこう」という判断になりました。
加えて、ちょうどコロナ禍が落ち着き始めた頃で、在宅勤務時の電話対応も課題でした。
電話を持ち出せない固定電話より、クラウドの方が柔軟に対応できると考え、クラウドPBXを検討しました。
ー 導入前は、どのような電話システムを使われていましたか？
A.K様： いわゆるオンプレミス型の電話システムです。
オフィス内に交換機があり、電話機も20台ほど設置していました。
古くなった電話機の交換費用がかかったり、移転時の手間が大きかったりと、そういった点も見直しの対象になっていましたね。
ー 数あるクラウドPBXの中からRemoTEL を選ばれる決め手になったポイントは何でしたか？
A.K様：RemoTELを含めて3社ほどクラウドPBXを比較したしました。
決め手になったのは、大きく2点あり、
1つはコスト面、もう1つは既存の電話番号をそのまま使えることでした。
オフィス移転のタイミングでいろいろ変えようとしていたとはいえ、電話番号が変わるのは大きなハードルでした。
番号が継続できないサービスもあったので、「電話番号が変わらない」という点が最終的な決め手になりました。
ー RemoTELをどのように活用していますか。
A.K様： RemoTEL導入をきっかけに、社内で「電話の考え方」をかなり見直しました。
以前は「若手が率先して電話を取る」という、よくある運用でしたが、実際にかかってくる電話のほとんどが営業電話だったんです。
当社は一般のお客様対応がほぼなく、既存のお取引先とは担当者に直接連絡が入ります。
そこで、代表電話としての役割を見直し、
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固定電話は約20台 → 現在はスマートフォン5台程度
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電話帳に登録されていない番号は基本的に出ない
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用件があれば留守電に入れてもらい、必要なものだけ折り返す
という運用に切り替えました。
現在はスマートフォン5台で対応しており、総務部門や、よく電話を受けるメンバーが利用しています。
総務担当が在宅勤務の際も、そのまま電話を持って対応できるようになりました。
ー 実際に使ってみて、使い勝手はいかがですか？
A.K様：固定電話と違って、スマホで移動しながら話せるのは大きなメリットですね。
あとは、番号表示がされるようになったことで、「誰からの電話か」が取る前に分かるようになったのも便利です。
使い勝手については、固定電話と大きく変わらず、
「移行したことに対する不満」は社内から特に出ていません。
ー 導入によって得られた効果や変化はありましたか？
A.K様：一番大きいのは、受電のストレスから解放されたことです。
営業電話を取らない運用にしたことで、集中して仕事ができるようになりました。
若手社員にとっても、「電話を取らなきゃいけない」というプレッシャーが減ったと思います。
それから、想定外の効果としては、
RemoTEL導入について自社サイトに記事を書いたところ、それを見たテレビ局から取材依頼が来たことですね。
福岡のローカル番組ですが、実際に放送もされました。
ー オフィス移転や在宅勤務の面でのメリットはいかがでしたか？
A.K様： 従来の電話システムをそのまま移設すると、数百万円程度かかると言われていました。
それが、スマホと月額費用だけで済むので、コスト面の差は非常に大きかったです。
在宅勤務についても、
「電話ために会社に行かなきゃいけない」という制約がなくなり、
PCと同じ感覚で電話を持ち帰れるようになったのは本当に楽ですね。
ー 今後、RemoTELをどのように活用していきたいとお考えですか？
A.K様：電話は会社の「顔」の一つなので、最低限の受電教育は必要だと思っています。
ただ、営業電話を前提にした対応がなくなったことで、マニュアルや教育自体も、もっとスリムにできると感じています。
運用次第では、さらに効率化やコスト削減につなげていけると思うので、
今後も自社に合った形で活用していきたいですね。
