導入事例

株式会社アークシステム

企画管理部
村田亮輔様

RemoTEL×自動応答システムで効果的な電話対応と業務効率の向上

導入前の課題・目的

営業電話が多く電話対応に負荷がかかっていた
電話の主装置の設置場所の確保がオフィスのレイアウト変更時の課題に上がった
リモートワークでも会社の電話が使える環境が求められていた

導入後の効果・変化

RemoTELと自動応答システムを組み合わせることで、一次対応の負荷軽減ができた
電話の主装置の設置が不要で、レイアウト変更後場所の有効活用に繋がった
オフィスでもリモートワーク中でも、場所を選ばず会社の電話が使えるようになった

RemoTEL Case Study

ー御社の事業内容について、教えてください。

村田様：株式会社アークシステムは従業員は200人程で、インフラ構築、システム開発、メインフレーム活用ソリューションやIT部門の支援が主な事業内容です。

ー今回、クラウドPBXの導入を検討されることになったのは、どのような背景からだったのでしょうか？

村田様：これまではオンプレPBXを使っておりましたが、社内のレイアウト変更をきっかけに電話環境の見直しを行いました。

電話周りで起こる課題として、営業電話が多く電話対応に負荷がかかっていたこと、電話の主装置を置いているスペースの無駄を削減、リモートワーク中に会社の電話が使えないことが上がり、これらの改善策としてクラウドPBX導入の検討をはじめました。

ー数あるクラウドPBXの中からRemoTEL を選ばれる決め手になったポイントは何でしたか？

村田様：重視したのはコスト面です。選定にあたっては3社を比較しました。
コールセンターのように電話対応が多いわけではないので、シンプルな機能で、且つコストが抑えられる点が決め手となりました。

ー RemoTELをどのように活用していますか。

RemoTELと自動応答システムを組み合わせた運用

村田様：代表電話にかかってきた電話はRemoTELと自動応答システムを組み合わせて活用しています。
RemoTELから自動応答システムに転送し、IVRを使い各部署に振り分け、用件を吹き込んでもらってます。我々は吹き込んだ内容を見て必要な電話に対応しております。

インターネットFAXの活用

村田様：インターネットFAXオプションも利用しております。
以前からFAXでやり取りしているお客様もいらっしゃいますので、FAX番号をそのまま継続できるよう番号ポータビリティしました。
実際に使い始めて、FAXの送受信はメールで行うことができ、わざわざ自席から立つ必要がなく、効率的に業務を行えてます。

ダイヤルイン番号の運用

村田様：RemoTELはPCソフトフォンと固定電話機を各部署ごとで使っております。
PCソフトフォンを使っている社員にそれぞれダイヤルインの番号を持たせて先方とのやり取りに利用してます。

これまでは個人の携帯電話を使っており、いつでも電話がかかってくるような状態になってしまっていたので、RemoTELのダイヤルイン番号を使うことで社内でも管理しやすく改善されました。

ー実際にご導入いただいて、どんな効果・変化がありましたか？

村田様：会社の電話がほとんど鳴らなくなり、一次対応の負担軽減に繋がっております。
一度、電話対応で業務から離れると、元々やっていた仕事に戻るまでにも時間が取られてしまうので、本来の自分の業務に集中できております。

また、オフィスのレイアウト変更の際にも、電話の主装置の設置が不要で、場所の有効活用もできました。さらに、PCにソフトフォンを入れておけば、オフィスにいてもリモートワーク中でも会社の電話が使える点は大きな変化です。

ーこれからのRemoTEL へのご要望をお聞かせください。

村田様：今後は、オフィスの受付にタブレットを置いて、RemoTELで応対ができる運用にする予定です。また、スマートフォンでRemoTELを使いたいという声も上がっているのでもっと活用の幅を広げていきたいです。